CourtMaster Privacy Policy (EN)

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Effective Date: 19/06/2025

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CourtMaster (“we”, “us”, or “our”) provides video and audio recording systems for padel courts, allowing players to capture, replay, and analyze their matches. This Privacy Policy explains how we collect, use, share, and protect personal data in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

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1. Who We Are

CourtMaster is operated by CourtMaster UniPessoal, based in the EU. For any questions regarding this policy, contact us at privacy@court-master.com.

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2. Data We Collect

• Account Data: Email, password (encrypted), optional profile picture

• Usage Data: IP address, device/browser information, session logs

• Video Data: Recordings of matches, including players’ image and voice

• Metadata: Timestamps, court identifiers, match duration

• Club Data: Business name, address, VAT/financial ID, court names

• Third-Party Integrations: Data from tools such as Google Analytics, Amplitude, YouTube Analytics

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3. Purposes of Processing

• Provide access to match recordings and highlights to authorized users

• Improve product performance and user experience

• Develop future features (e.g., analytics, coaching)

• Manage accounts, respond to support queries, and ensure platform security

• Analyze usage trends for internal purposes

• Promote CourtMaster and share content, only with explicit consent

• In the future: enable a freemium ad-supported model (using only pseudonymized or non-personal data)

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4. Legal Bases for Processing

• Contractual necessity: To provide the requested services

• Legitimate interests: To ensure platform functionality, improvement, and security (subject to Legitimate Interests Assessment)

• Consent: For promotional uses, external content sharing, and recording minors (parental authorization required)

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5. Data Sharing

• Authorized CourtMaster personnel (EU-based only)

• Hosting providers (e.g., AWS Frankfurt)

• Analytics providers (e.g., Google Analytics, Amplitude)

• Clubs (aggregate usage metrics only, never personal data)

• Coaches or third parties, only with explicit user permission

• Future commercial or advertising partners (non-personal or pseudonymized data only)

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6. Data Retention

• Unclaimed recordings are deleted automatically after 48 hours

• Saved recordings will be kept for a maximum of 30 days (feature in development)

• Users can delete videos or their account at any time

• Inactive accounts may be deleted after 5 years of inactivity

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7. Data Subject Rights

Under the GDPR, you have the right to:

• Access and download your data

• Delete your videos and/or account

• Object to processing (e.g., if recorded without consent)

• Request correction or restriction of processing

Requests should be sent to privacy@court-master.com.

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8. Security

• Passwords are encrypted

• Video data is stored securely (encryption in progress)

• Access logs and enhanced controls are being implemented

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9. Minors

• Users under 16 are not permitted to register without parental consent

• Matches involving minors require prior written authorization from a parent or guardian

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10. International Transfers

• Data is stored in the EU (AWS Frankfurt)

• Any transfer outside the EU will be subject to appropriate safeguards (e.g., SCCs)

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11. Changes to This Policy

We may update this policy to reflect changes in our services or legal obligations. Users will be notified of material changes.

For questions or to exercise your rights, email privacy@court-master.com.

Compliance and Best Practice Notes:

• Explicit consent is required for recording minors and for promotional purposes.

• Legitimate interests as a legal basis must be supported by a Legitimate Interests Assessment (LIA).

• Data retention periods are clearly defined and comply with the principle of storage limitation.

• The policy ensures transparency and clear information to data subjects, mitigating the risk of lack of information.

• Strong technical and organizational security measures are recommended (encryption, access logs, etc.).

• The policy should be complemented by internal policies and a Record of Processing Activities, as recommended in the risk analysis.

• Audio recording should be avoided unless strictly necessary and justified, in line with the data minimization principle.

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Política de Privacidade CourtMaster (PT)

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Data de entrada em vigor: 19/06/25

 

A CourtMaster (“nós”, “nosso”) disponibiliza sistemas de gravação de vídeo e áudio para campos de padel, permitindo aos jogadores capturar, rever e analisar os seus jogos. Esta Política de Privacidade explica como recolhemos, utilizamos, partilhamos e protegemos os dados pessoais, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

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1. Quem Somos

A CourtMaster é operada pela CourtMaster, Lda, com sede na União Europeia. Para questões relacionadas com esta política, contacte-nos através de privacy@court-master.com.

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2. Que Dados Recolhemos

• Dados de Conta: Email, palavra-passe (encriptada), fotografia de perfil (opcional)

• Dados de Utilização: Endereço IP, informações do dispositivo/navegador, registos de sessão

• Dados de Vídeo: Gravações dos jogos, incluindo imagem e voz dos jogadores

• Metadados: Carimbos de data/hora, identificadores de campo, duração do jogo

• Dados do Clube: Nome, morada, NIF, nomes dos campos

• Integrações de Terceiros: Dados de ferramentas como Google Analytics, Amplitude, YouTube Analytics

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3. Finalidades do Tratamento

• Disponibilizar gravações e destaques dos jogos aos utilizadores autorizados

• Melhorar o desempenho do produto e a experiência do utilizador

• Desenvolver funcionalidades futuras (ex: estatísticas, coaching)

• Gerir contas, responder a pedidos de suporte e garantir a segurança da plataforma

• Analisar tendências de utilização para fins internos

• Promover a CourtMaster e partilhar conteúdos, apenas com consentimento explícito

• Implementar, no futuro, um modelo freemium suportado por publicidade (apenas com dados pseudonimizados ou não pessoais)

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4. Fundamentos de Licitude

• Execução de Contrato: Prestação dos serviços solicitados

• Interesses Legítimos: Garantia de funcionamento, melhoria e segurança da plataforma (após Legitimate Interests Assessment)

• Consentimento: Para utilizações promocionais, partilha externa de conteúdos e gravação de menores (autorização dos representantes legais)

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5. Partilha de Dados

• Pessoal autorizado da CourtMaster (apenas UE)

• Fornecedores de alojamento (ex: AWS Frankfurt)

• Prestadores de serviços de análise (ex: Google Analytics, Amplitude)

• Clubes (apenas métricas agregadas, nunca dados pessoais)

• Treinadores ou terceiros, apenas com permissão explícita do utilizador

• Parceiros comerciais ou publicitários (apenas dados não pessoais ou pseudonimizados)

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6. Conservação dos Dados

• Gravações não guardadas são eliminadas automaticamente após 48 horas

• Gravações guardadas serão mantidas por um máximo de 30 dias (funcionalidade em desenvolvimento)

• O utilizador pode eliminar vídeos ou a sua conta a qualquer momento

• Contas inativas podem ser eliminadas após 5 anos de inatividade

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7. Direitos dos Titulares

Nos termos do RGPD, tem direito a:

• Aceder e descarregar os seus dados

• Eliminar vídeos e/ou a sua conta

• Opor-se ao tratamento (ex: se for gravado sem consentimento)

• Solicitar a retificação ou limitação do tratamento

Pedidos devem ser enviados para privacy@court-master.com.

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8. Segurança

• Palavras-passe encriptadas

• Dados de vídeo armazenados de forma segura (encriptação em desenvolvimento)

• Implementação de registos de acesso e controlos reforçados

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9. Menores

• Utilizadores com menos de 16 anos só podem registar-se com consentimento parental

• Jogos com menores requerem autorização escrita prévia dos representantes legais

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10. Transferências Internacionais

• Dados armazenados na UE (AWS Frankfurt)

• Qualquer transferência para fora da UE será sujeita a salvaguardas adequadas (ex: SCCs)

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11. Alterações à Política

Esta política pode ser atualizada para refletir alterações nos serviços ou obrigações legais. Os utilizadores serão notificados de alterações materiais.

Para questões ou exercício de direitos, contacte privacy@court-master.com.

 

Notas de Conformidade e Melhores Práticas:

• A política reflete a necessidade de consentimento explícito para gravação de menores e para finalidades promocionais.

• O fundamento de interesses legítimos só deve ser utilizado após realização de um Legitimate Interests Assessment (LIA), conforme recomendado.

• A conservação dos dados respeita o princípio da limitação, com prazos claros e mecanismos de eliminação.

• A política reforça a necessidade de informação clara aos titulares dos dados, mitigando o risco de falta de transparência.

• Recomenda-se a implementação de medidas técnicas e organizativas robustas (encriptação, registo de acessos, etc.).

• A política deve ser complementada por políticas internas e registo de atividades de tratamento, conforme sugerido na análise de risco.

• Para gravações com som, recomenda-se a sua eliminação, exceto se absolutamente necessário e justificado, em linha com o princípio da minimização dos dados.